O que é Cronograma? Melhores técnicas de produtividade
Lidar com prazos é algo que aprendemos desde muito cedo e que é um desafio para algumas pessoas. Nos projetos, é um desafio manter a supervisão sobre cada atividade de maneira que elas não gerem atrasos. Para auxiliar no controle de cada atividade e atender aos prazos existe uma ferramenta denominada cronograma. Neste artigo vamos esclarecer o que é um cronograma e melhores técnicas de produtividade.
Um cronograma de projeto envolve horários, custos, recursos, enfim, tudo aquilo que está envolvido no projeto consta em seu cronograma. Acredito que o melhor dado que um cronograma nos fornece é o de sabermos quais são as atividades que precisam ser realizadas, quando e quais recursos serão alocados para a entrega na data determinada.
Mas o que é um cronograma?
Um cronograma é uma representação gráfica de como uma série de tarefas serão realizadas em um período de tempo. É uma ferramenta básica de gestão, por isso se torna uma ferramenta essencial da boa gestão de projetos e até mesmo da gestão pessoal do seu tempo.
Geralmente os cronogramas incluem não só as atividades e quando estas devem ser iniciadas e finalizadas, mas também indicam marcos, eventos, a relação entre as tarefas e outras informações importantes para o seu cumprimento.
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Cronograma: Melhores Técnicas de Produtividade
Apesar da utilização de cronogramas ajudar bastante em cumprir os prazos, existem também algumas técnicas que você pode aplicar para tirar melhor proveito desta ferramenta. Vamos conferir agora algumas técnicas simples de diferentes métodos para utilizar o seu cronograma.
Técnica Pomodoro
A técnica pomodoro é um método de gerenciamento de tempo baseado em sprints de 25 minutos de trabalho focado, quebrados por intervalos de 3 a 5 minutos e intervalos de 15 a 30 minutos após a conclusão de quatro períodos de trabalho. Abaixo segue a descrição do seu funcionamento:
- Escolha uma tarefa;
- Defina seu cronômetro por 25 minutos;
- Trabalhe na tarefa até o cronômetro terminar;
- Faça uma pequena pausa (cerca de 5 minutos);
- A cada 4 sessões de Pomodoro, faça uma pausa mais longa (15 a 30 minutos);
Essa técnica permite que você realize uma quantidade significativa ao longo do dia enquanto ainda faz pausas adequadas. O tempo relativamente curto de cada sessão também permite que você se concentre intensamente sem se cansar mentalmente.
A técnica pomodoro treina essencialmente as pessoas a se concentrar melhor nas tarefas, limitando o tempo que tentam manter esse foco e garantindo quebras restauradoras do esforço. O método é projetado para superar a tendência de procrastinar e multitarefa – que foram encontradas prejudicando a produtividade – e para ajudar os usuários a desenvolver hábitos de trabalho mais eficientes. O gerenciamento efetivo do tempo permite que as pessoas façam mais tarefas em menos tempo, ao mesmo tempo que promovem uma sensação de realização e reduzam o potencial de burnout.
No curso de Gestão do Tempo FM2S, ensinamos de forma detalhada diversas técnicas de gestão do seu tempo. Sabendo que o tempo é um recurso escasso, o curso aborda questões como a procrastinação, priorização de atividades, Matriz de Eisenhower, Matriz G.U.T. e muitas outras ferramentas. Não perca tempo e confira! Abaixo deixamos uma vídeo aula do curso pra você dar uma conferida.
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Time Blocking
Esta técnica envolve dedicar horas específicas para realizar tarefas específicas com base em um planejamento diário antecipado. Para que essa técnica tenha êxito em sua aplicação você deve determinar com antecedência o que será realizado e quando, a partir disso aplique ao seu cronograma.
Quando você executa o Time Blocking é importante bloquear ações proativas e reativas. Ações proativas são aquelas em que você se concentra nas atividades que devem ser realizadas, porém vai muito além do seu objetivo. Lembre-se você reservou um tempo do seu dia para resolver um determinado problema, concentre-se no seu objetivo. Já as ações reativas são aquelas que você abre brecha para solicitações e interrupções, como manter uma conversa por e-mail ao mesmo tempo em que tenta resolver uma tarefa prioritária.
Por exemplo, você pode agendar suas tarefas mais desafiadoras para as duas primeiras horas do dia e vasculhar sua caixa de entrada durante a tarde. Isso permite que você trabalhe sem distrações e ainda saiba que poderá acessar e-mails e telefonemas.
O bloqueio de tempo fornece uma lista de tarefas e um período de tempo específico para concluir cada tarefa.
Esse método, a longo prazo, irá lhe conferir maior autonomia no uso do seu tempo e saberá exatamente quando realizar tarefas específicas.
Most Important Task (MIT)
Em sua tradução literal, Most Important Task significa “Método de Tarefa Mais Importante”, ou seja, tudo aquilo que é essencial. Ao invés de colocar as tarefas em uma lista enorme e tentar executá-las, determine as primeiras três tarefas que são absolutamente essenciais, a partir disso você se concentra arduamente apenas nestas três tarefas ao longo do seu dia. Não é que você nunca faça mais do que três tarefas por dia, mas não faça mais nada até concluir as três tarefas essenciais.
Na verdade esse método supõe que na maioria dos dias há apenas algumas coisas essenciais que devem ser feitas, o que é verdade. Normalmente nas rotinas de empresas existem tarefas que são prioritárias. As notificações que enchem a sua caixa de entrada podem aguardar, foque nestas três tarefas principais.
Você consegue ainda usar o MIT em conjunto com o Time Blocking, você progride em itens essenciais antes de ser bombardeado por distrações. E-mail, telefonemas e reuniões ocorrem mais tarde, após a conclusão das tarefas essenciais.
Sessões de Foco de 90 Minutos
Baseado no conceito de que o corpo humano opera em ciclos nasceu a técnica de Seções de Foco de 90 Minutos. Essa técnica fundamenta-se no fato de que durante cada um desses ciclos, há um pico quando estamos mais energizados e um vale quando estamos exaustos.
Desta forma você consegue aproveitar ao máximo seus picos de energia que ocorrem ao longo do dia, trabalhando 90 minutos direto e com descansos de 20 a 30 minutos.
Trabalhar em rajadas de 90 minutos permite correlacionar seus níveis máximos de energia com sua lista de tarefas, o que aumenta a sua produtividade. Você está trabalhando com seu corpo em vez de contra ele.
Mas quando você não se encontra contra o relógio, considere os ritmos naturais do seu corpo ao decidir sobre o seu método de agendamento. Seu corpo pode não estar exatamente alinhado com os ciclos de 90 minutos, mas monitore seus níveis de energia ao longo do dia por algumas semanas para ver se você consegue encontrar um padrão para si mesmo.
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O cronograma e as técnicas de produtividade podem ser a chave para encaixar o seu projeto dentro dos prazos. É importante atentar-se em seguir as técnicas a risca, do contrário são grandes as chance de falhas. Procure encontrar a técnica ou combinações delas de forma que melhor se adapte a sua forma de trabalhar.
