Trabalhar, estudar, cuidar do corpo, comer, aproveitar a vida e dormir, tudo isso em apenas 24 horas parece muito pouco, não é? Então como podemos realizar tantas atividades em tão pouco tempo? A resposta é apenas uma, tendo uma boa gestão do tempo. Dessa forma nada melhor do que aprender com exemplos reais! Agora vamos conhecer um pouco da história de um grande gestor de tempo e uma entrevista falando como isso se aplica nos dias de hoje.
Como entender a gestão do tempo?
Caso você já conheça a FM2S, provavelmente já ouviu falar de Lean Seis Sigma, podemos encarar a gestão do tempo de uma forma semelhante. Bem como no Lean aprendemos como melhorar nossos processos e diminuir o desperdício, com a gestão de tempo você vai melhorar o uso do seu recurso (o tempo), diminuindo as variâncias, abrindo a possibilidade de realizar mais atividades, ou realizar as mesmas de uma maneira melhor. Contudo, como você pode fazer isso? Antes de tudo, você deve ter em mente que existem diversos métodos para organizar seu tempo, o que vamos comentar aqui é apenas um deles, a Matriz de Eisenhower.
Como funciona a Matriz de Eisenhower
- A matriz divide-se em quatro áreas, considerando dois aspectos: a importância e a urgência;
- A importância está relacionada a objetivos e metas;
- A urgência está relacionada a prazos, como realizar inscrições ou enviar um documento.
Uma matriz como essa pode ser adaptada para se encaixar melhor ao seu dia a dia, porém agora vamos conhecer quem foi Eisenhower para saber quais experiências o levaram a desenvolvê-la.
Quem foi Eisenhower?
Dwight D. Eisenhower nasceu nos Estados Unidos, em outubro de 1890 e foi presidente dos EUA entre 1953 e 1961. antes foi um grande general e estrategista militar. Acredita-se que a matriz foi desenvolvida durante o período da segunda guerra mundial, onde Dwight devia tomar diversas decisões de maneira ágil e coerente. Essa curta história vai ser bem útil para entender o que vem a seguir.
Entrevista com André Gomes: jornada e experiência
André é formado em Engenharia Mecânica pelo IME (Instituto Militar de Engenharia), hoje é CEO na Aspro Serviços e também já atuou como instrutor da FM2S no Rio de Janeiro na área de Lean Seis Sigma. Para iniciar, perguntamos: como a Gestão de tempo está ligada à sua carreira?
“Está ligada a dois aspectos iniciais na minha vida, o primeiro é que desde muito novo sempre pratiquei esportes e é preciso manter a disciplina nos horários. Depois, eu tive a oportunidade de entrar no exército, que é realmente uma escola de disciplina e organização. Após isso, as coisas seguiram naturalmente, o que você aprende fica no seu sangue."
Priorização do tempo
Continuando a entrevista, pedimos para que André explicasse como faz para priorizar suas atividades, decidir o que é importante e como se mantém organizado: “Bom, uma parte importante é ter uma rotina, sem ela você fica em função da confusão do dia a dia. Na parte de priorização, temos que ter claro uma coisa, não vamos fazer só o que a gente gosta, vamos fazer o que tem que ser feito." Primeiramente, André focou em como se organiza: “Hoje, o que funciona para mim é montar uma grade com todas as atividades que eu devo realizar. Eu visito essa grade, assinalando os tópicos que eu já passei, inicio pelas atividades que gosto, mas me mantenho regrado. Por exemplo, a cada 3 vezes em que passo por um tópico que tenho mais afinidade, volto e foco em outros, assim mantenho a grade equilibrada, utilizo isso tanto no trabalho quanto no estudo.” Ele seguiu respondendo como faz a priorização da sua equipe: “Bom, o que eu falei anteriormente é como eu mantenho minhas tarefas organizadas, mas não podemos gerir uma equipe de uma maneira tão informal. Nesse caso utilizo métodos clássicos da administração, até mesmo procuro como as grandes empresas como a Amazon e Google se organizam, o que deu certo e errado lá”, comentou André. 
Como decidir o que não priorizar?
Com tantas solicitações e demandas no cotidiano, muitas vezes é difícil manter o foco nas atividades que realmente devemos realizar, e foi exatamente esse o tema da nossa próxima pergunta para o André. “Eu vejo da seguinte forma, primeiro temos que vencer a dificuldade de dizer não! Nós temos uma cultura de querer agradar as pessoas, preferimos muitas vezes ir empurrando algo com a barriga ao invés de dizer que não. Claro que não podemos nos acostumar a dizer não e ficar na zona de conforto, o que é igualmente ruim. Com a minha equipe utilizamos o Trello, durante as reuniões olhamos para assuntos que não estão progredindo por diversos motivos e o colocamos no congelador. Essa é uma forma bem simples e prática com ferramentas gratuitas. Algo que eu sempre digo é que os números são frios e calculistas, Olhar os números é uma maneira de saber quando parar, se você possui um sistema bem feito, ele vai te contar quando deve encerrar uma atividade.”
Gestão do tempo na visão do gestor
Para finalizar, perguntamos como André faz a gestão do tempo da equipe, e como identificar um funcionário que não está organizado. André comentou como coordena sua equipe: “Tudo que eu falei até agora na entrevista caminha pra esse sentido, na gestão da equipe buscamos sempre realizar encontros com uma certa frequência. Esses encontros devem ter uma pauta, um foco pra que a gente não fique apenas conversando. O cliente se torna um termômetro muito importante a respeito das entregas da equipe, afinal se algo não estiver de acordo, o feedback vai falar, e cabe ao gestor receber e filtrar essa reclamação, para em seguida realizar uma pesquisa e entender se existe um problema na equipe.” Como corrigir as falhas no time: “Se na sua pesquisa você entendeu que o problema está em algum de seus processos, antes de fazer uma cobrança, as vezes você deve introduzir um conhecimento e ensinar o que está errado. Isso aconteceu comigo recentemente, alguns funcionários estavam com dificuldades na gestão da rotina e o que eu fiz? Neste caso montamos uma planilha bem simples, com algumas orientações sobre o que ele devia fazer assim que chegasse na fábrica, até as 10:00 horas ele devia enviar ela preenchida. Depois de algum tempo ele foi entendendo a importância daquilo e já conseguia voar sozinho, depois que ele voa sozinho ele pega outras atividades”, concluiu André.
Como fazer a gestão do tempo?
Agora deve estar procurando como você pode começar a implementar a gestão do tempo na sua vida. Tanto Eisenhower quanto André tinham algo em comum, a carreira militar. Então, você deve entrar no exército para isso funcionar? Claro que não, mas tudo parte de um treino e como citado por André, ele começou a se organizar inicialmente com o esporte. Logo, você pode iniciar com algum dos métodos ensinados nessa entrevista, e conforme se acostuma, passar para modelos mais complexos e eficientes, isso fará com que seu dia pareça ter muito mais horas!
