O que é um POP - Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão (POP), é um documento que visa estabelecer um formato sob o qual tarefas, na maioria das vezes repetitivas, serão realizadas dentro de um setor ou empresa.
Esse formato será descritivo, como um passo a passo, e seu objetivo é atingir uma padronização nos processos internos, para que seja possível estabelecer uma garantia final no produto ou serviço oferecido pela empresa. Ou seja, o POP deve estar sempre disponível no local onde o trabalho a que se refere – e aconselhavelmente visível a todos os colaboradores envolvidos nele.
Assim, o POP bem organizado e adequado a equipe, desempenha um papel importante inclusive na sua empresa, pois são políticas, procedimentos e padrões de que você precisa nas operações, sejam elas quais forem: de manufatura a marketing, de logística a administração.
Organizando o POP de uma empresa
Alguns procedimentos, e projetos, são regidos por padrões do mercado, desta forma, exigindo um nível de conformidade, qualidade, etc. As normas ISO, por exemplo, visam o enquadramento, de todo e qualquer processo realizado pela empresa, em seus padrões no âmbito da qualidade. Para a contabilidade temos a Sarbanes-Oxley e no setor de saúde a Comissão Conjunta.
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Como escrever um procedimento operacional padrão?
É necessário pontuarmos que, os procedimentos operacionais padrão exigem muito planejamento e preparação antes mesmo de você começar a escrever o documento.
Por isso, separamos cinco principais etapas a serem seguidas no momento de criar o POP de uma empresa:
- Desenvolva uma listagem com seus processos de negócios: Através de conversas com seus gerentes, e funcionários, entenda melhor as funções que cada um desempenha diariamente. Com isso, você aprenderá mais sobre as necessidades e obrigatoriedades de cada atividade, lhe possibilitando criar uma lista com detalhes dos processos. Essa lista será seu start e a partir dela, você poderá discutir com cada departamento e gerente os detalhes para aprimorá-la e dar vazão a criação do POP ideal;
- Planeje o processo: Nesta etapa você decide os aspectos visuais e funcionais do POP. Decida um formato de como o passo a passo das atividades será executado, seu modelo e como cada funcionário terá acesso a ele. Eles terão um painel no gemba? Uma cópia em cada setor? Use as necessidades encontradas no passo anterior para decidir;
- Fale com a equipe: Agora que você tem sua lista de processos e criou seu modelo, precisa falar com os funcionários que executarão esse POP. Eles serão os reais impactados pelas regras, por isso, confirme se todos entendem e estão de acordo a esse primeiro rascunho;
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- Escreva e reveja o processo: A partir das discussões com os funcionários, elenque os comentários e revise seu procedimento. Peça a opinião dos gerentes agora, e determine quem será responsável pela supervisão e manutenção do POP;
- Mantenha o processo: Para que um processo permaneça relevante e atinja um nível de usabilidade aprimorado, você deve mantê-lo e acompanha-lo. Atualize deu POP anualmente, reveja conceitos e adeque as regras do processo a novas atividades, áreas, produtos e pessoas, caso necessário.
A importância do POP: Quais atividades padronizar?
A importância do POP de uma empresa não é só uma. A padronização de atividades é criada para garantir a qualidade e produtividade, melhor utilizar recursos financeiros, aumentar a previsibilidade de erros e também engloba a importância do recurso humano envolvido, os colaboradores e seu treinamento.
O POP, então, terá melhor uso em atividades e processos repetitivos e críticos, em suma, aqueles que tem impacto direto no produto final e nas pessoas que o produzem. Demais atividades que estiverem atreladas a estas podem, ou não, ser padronizadas. Portanto, isso é algo definido por cada organização, levando em conta suas realidades e necessidades.
De uma forma ou de outra, listamos para você alguns tipos de POP mais utilizados hoje. Confira:
- Produção: São POPs que dispõe sobre práticas necessárias a cada etapa da cadeia produtiva de um produto;
- Armazenamento: Instrui a respeito do correto procedimento de armazenagem e controle de insumos e produtos;
- Segurança: Orientam sobre procedimentos que visam a segurança ou o que fazer em situações de emergência;
- Qualidade: Traz práticas necessárias a fim de garantir a analise qualitativa de um produto/serviço e seu controle;
- Suporte: Diz respeito a forma de trabalhar com SAC, reclamações ou dúvidas do cliente;
- Modelo: É o POP matriz, aquele que contém as diretrizes de como elaborar cada POP na empresa;
- Administrativo: Esclarece sobre tarefas e atividades cotidianas e essenciais da gestão como um todo.
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