O que é POP?
Em inglês conhecido por SOP - Standard Operating Procedure – o procedimento operacional padrão é um documento que estabelece um roteiro prescrevendo de forma detalhada cada tarefa a ser desenvolvida. Tem como objetivo estabelecer consistência nos resultados de uma atividade, ou seja, padronizar a realização de um processo de forma a minimizar erros, variações ou desvios, conferindo qualidade ao procedimento.
Olhando para a definição acima parece ser algo extremamente complexo, mas de forma prática, os POPs são utilizados em nosso dia a dia desde quando nascemos. Se você reparar, atividades como, escovar os dentes, tomar banho ou até mesmo fazer arroz são intrínsecas às nossas vidas e executamos sempre da mesma forma.
Certamente que há uma grande diferença entre atividades de nossa fisiologia e a gestão de processos em uma empresa, porém tenha em mente que as atividades são padronizadas para manter os resultados previsíveis.
Confira também:
Mas voltando ao POP, vou te demonstrar agora como padronizar uma atividade ajuda a manter resultados previsíveis. Por exemplo, quando fazemos café. Vamos fazer um breve levantamento desta atividade.
Preparo de café (500 ml)
Materiais:
- Bule
- Café em pó
- Colher de sopa
- Garrafa térmica
- Filtro de papel
- Suporte p/ filtro
- Água
Atividades:
1 – Utilizando o Bule, coloque 500 ml de água para ferver; 2 – Coloque o filtro no suporte e adicione 2 colheres de sopa de café; 3 – Lave a garrafa térmica; 4 – Coloque o suporte sobre a garrafa térmica; 5 – Após a água levantar fervura, coloque-a sobre o pó; 6 – Assim que toda água passar pelo filtro, retire-o e feche a garrafa térmica; 7 – Após servido, lavar e guardar todo o material.
Modelo de POP
O que foi descrito acima é praticamente um POP. Claro que um POP é um documento, que possui título, registro, revisão, aprovações, ações corretivas e alguns outros detalhes. Mas agora, colocando todas essas atividades no formato correto, repare como fica este modelo de POP.
[caption id="attachment_26011" align="aligncenter" width="384"]
Figura 1: Procedimento Operacional Padrão de como fazer café.[/caption]
Uma vez colocado em um POP esta atividade o café não terá grandes variações em relação ao seu sabor (às vezes fica muito fraco ou muito forte). Isso porque foi padronizada a forma de fazê-lo.
Viu como não é tão difícil fazer um POP? Aproveite e confira também:
- Como fazer um POP (Procedimento Operacional Padrão);
- Quais são os tipos de POP (Procedimento Operacional Padrão);
- Como você pode escrever um bom POP?
Elementos que compõem um POP
- Tarefa/Objetivo: A primeira e mais importante parte de um procedimento operacional padrão é definir a finalidade com objetivos claramente definidos. A finalidade deve responder a perguntas específicas, como para quem é o POP, como / onde usá-lo e que problema ele resolverá.
- Local: Onde a tarefa será realizada.
- Escopo: O escopo define a aplicabilidade e o uso do POP. Para quem se destina e que caso de uso de abrange.
- Responsáveis: Quem deve realizar a tarefa? Se houver um problema com a tarefa, a quem o problema deve ser encaminhado? Por último, quem está supervisionando este POP e é responsável por garantir que ele seja mantido atualizado e aprimorado?
- Materiais: Materiais envolvidos na tarefa.
- Documentação de referência: como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante;
- Procedimento: Esta é a essência do procedimento operacional padrão que define quais tarefas precisam ser realizadas e como serão realizadas. O procedimento inclui todas as etapas necessárias que devem ser seguidas pela equipe. Geralmente, esse é o único componente que a maioria de sua equipe precisa ver e gerenciar.
- Gráficos e fluxogramas: No caso de tarefas com alto grau de complexidade;
- Perspectiva de revisão: dentro de qual período o POP precisará ser revisado — o que deve ser feito pelo menos anualmente.
O Procedimento Operacional Padrão possui diversos proventos quando aplicado corretamente nas empresas e é uma das ferramentas abordadas em nosso curso de Green Belt Lean Sei Sigma. Aproveite e conheça o curso de Green Belt FM2S. Este curso visa capacitar profissionais das mais diversas áreas de atuação na otimização de processos utilizando a metodologia Lean Seis Sigma. Não perca tempo e confira!
Qual a importância do POP?
Substituição de Funcionários
Esse documento é extremamente importante em diversas situações. Por exemplo, imagine que o funcionário responsável por uma tarefa importante do seu processo teve que se ausentar sem aviso prévio. Como a fábrica vai continuar a produção? E os prejuízos decorrentes de um dia inteiro com a fábrica parada?
Com o Procedimento Operacional padrão detalhado, é possível substituir o funcionário ausente sem grandes problemas já que há um guia que deve ser seguido à risca para realizar determinado procedimento.
Segurança
Normas de segurança são cruciais em uma empresa, ainda mais para aquelas que trabalham com maquinário pesado. Assim, os POPs são uma forma de proteção aos próprios executores de uma tarefa. Neles também constam EPI’s adequados e pequenos procedimentos que podem passar desapercebidos e comprometer a integridade dos colaboradores.
Bem como os checklists ou folhas de verificação, os POPs também salvam vidas. São bastante úteis na enfermagem e em circunstâncias hospitalares. O curso de Folha de Verificação, Diagrama de Concentração de Defeitos e Coleta de Dados você encontra disponível na Assinatura FM2S! Com ela, por um valor mensal, você tem acesso a todos os cursos de nossa plataforma. Não perca tempo e embarque já nessa transformação profissional!
Identificação de Problemas e Otimização de processos
Um POP permite grande controle através de dados sobre cada fase de um processo. Esses dados devem ser usados de forma a elaborar um monitoramento para detectar e corrigir possíveis problemas.
Revisões e melhorias são fundamentais em qualquer processo, portanto, padronize e mapeie processos. Essas ações são de extrema importância para realizar com propriedade essas melhorias.
Preservar espaço e equipamentos
Funcionários possuem diferentes cuidados no manuseio de certos equipamentos e ferramentas. Essas condutas podem, muitas vezes, não serem condizentes com as práticas sugeridas pela organização.
Assim, os POPs são responsáveis na imposição de um regulamento sobre o uso e preservação, não apenas de ferramentas e equipamentos, como também dos espaços de trabalho.
Quais tipos de atividades devem ser padronizadas?
Os procedimentos operacionais padrão são direcionados a processos críticos. Esses processos nada mais são do que processos que impactam diretamente em um indicador ou resultado da organização. Também podem ser aplicadas às atividades que requerem um padrão, conferindo maior controle de processo.
A maioria dos POPs estão direcionados às atividades de produção e administração, porém são aplicados também a questões mais pontuais como a organização de um espaço compartilhado ou uma consulta feita em um sistema ERP.
As principais atividades a serem padronizadas em uma organização são:
- Fundamentais: são utilizados como guia de elaboração de outros POPs;
- Segurança: para situações de segurança de operadores e utilizados em circunstâncias emergenciais;
- Produção: descreve cada etapa de produção;
- Qualidade: orientações para inspeção e controle de qualidade;
- Metódicas: utilizados em sistemas de testes ou até mesmo em investigações
- Arquivamento: descrevem cuidados relativos ao arquivamento de documentos;
- Atendimento: lida com problemas e reclamações de clientes;
- Gestão/Administração: descrevem protocolos de gestão;
- Armazenamento: orientam parâmetros de estocagem de produtos.
Procedimento Operacional Padrão e instruções de trabalho
Diferente dos POPs, o propósito da Instrução de Trabalho (IT) é demonstrar o modo correto e detalhado de se atuar na execução de uma tarefa. As Its exigem conhecimentos específicos da pessoa encarregada. Porém sua função consiste em garantir que a qualidade seja mantida no processo, independente do profissional que o execute. Assim, a IT é uma referência que estabelece um padrão técnico buscado pela organização. Atividades como controle de estoques, validação ou armazenamento de produtos são exemplos disso.
Em um mercado de trabalho que exige cada vez mais qualidade, produtividade, segurança e redução de custos, tanto POPs quanto ITs são extremamente importantes. Se você quiser aumentar os seus índices de qualidade, adote padrões e analise constantemente seus resultados. Funcionários também ficam mais seguros e preparados para realizar suas funções. Dessa forma, o desempenho individual é elevado e a organização passa a ter mais estabilidade e qualidade nas suas operações.
